Pusat kontak cloud menghubungkan agen dengan pelanggan melalui berbagai saluran, termasuk suara, email, SMS, media sosial, obrolan langsung, dan banyak lagi. Manajemen API platform pusat kontak cloud memainkan peran penting dalam mempertahankan semua saluran ini.
Tidak seperti sistem telepon lokal tradisional dan solusi pusat kontak yang dihosting, pusat kontak cloud tidak terikat oleh lokasi fisik atau server. Sebaliknya, semua perwakilan Anda dapat mengakses perangkat lunak yang mereka perlukan dari mana saja melalui komputer, ponsel cerdas, atau perangkat berkemampuan VoIP lainnya.
Jika diterapkan dan dikelola dengan benar, API akan meningkatkan personalisasi pelanggan, memastikan agen memiliki akses kapan saja, meningkatkan produktivitas agen, dan mengirimkan data real-time untuk meningkatkan analisis.
API pusat kontak cloud pada akhirnya menyatukan saluran komunikasi dengan alat penting bisnis lainnya. Hal ini memungkinkan Anda memberikan dukungan yang lebih baik melalui aplikasi khusus sehingga Anda dapat memastikan pusat kontak Anda di masa depan dalam skala besar.
Ikhtisar manajemen API di pusat kontak cloud
API menghubungkan dua atau lebih aplikasi, memperluas fungsionalitas salah satu atau kedua sistem. Dalam banyak kasus, API meneruskan data dari satu program ke program lain atau menyematkan fungsionalitas satu aplikasi ke aplikasi lainnya.
Dalam hal pusat kontak cloud, API memperluas metode komunikasi ke perangkat lunak lain. Misalnya, Anda dapat menambahkan kemampuan panggilan dalam Microsoft Teams.
Anda juga dapat menggunakan API untuk mengaktifkan pengiriman SMS, chat, dan panggilan masuk dan keluar langsung dalam CRM Anda. Integrasi ini memberi agen kemampuan untuk berkomunikasi tanpa harus berpindah-pindah solusi. Ini juga berarti agen dapat melihat informasi penelepon saat mereka berbicara dengannya.
Hal ini juga bisa berlaku sebaliknya — Anda dapat menarik data CRM ke dalam solusi VoIP Anda, sehingga agen dapat melihat detail penting tentang penelepon sebelum mereka menjawab.
API biasanya digunakan untuk mengotomatiskan pengingat teks atau email keluar untuk hal-hal seperti janji temu mendatang, saldo jatuh tempo, dan pembaruan status pesanan melalui pemicu berbasis aturan dan pengaturan khusus.
Cara populer lainnya dari pusat kontak cloud dalam menggunakan API adalah dengan memusatkan komunikasi media sosial. Anda mengintegrasikan berbagai platform ke dalam satu solusi sehingga agen Anda dapat mengelola semua pesan masuk dari Facebook, X, Instagram, WhatsApp, LinkedIn, dan lainnya tanpa harus menavigasi ke setiap platform.
Dengan akses API, pusat kontak modern dapat benar-benar menyesuaikan cara agen berinteraksi dengan pelanggan dan satu sama lain.
LIHAT: Belajar cara menggunakan APIyang berbeda jenis APIdan semua tentang Keamanan API.
Strategi untuk siklus manajemen API platform pusat kontak cloud
API pusat kontak cloud bukanlah pengaturan plug-and-play, sekali klik yang dapat Anda konfigurasikan sekali dan lanjutkan. Mereka memerlukan dukungan pengembang berkelanjutan dan sumber daya TI untuk penerapan dan pemeliharaan rutin.
Pikirkan tentang sumber daya yang Anda perlukan untuk membangun dan memelihara jenis perangkat lunak lainnya, seperti aplikasi seluler atau aplikasi web.
Hal yang sama berlaku di sini karena pada dasarnya Anda membuat perangkat lunak khusus yang memerlukan perhatian terus-menerus.
Hal ini sangat penting bagi Anda karena gangguan atau pemadaman listrik akan berdampak langsung pada banyak orang di tim Anda, atau bahkan pelanggan Anda. Jika agen tidak lagi dapat menerima panggilan di Salesforce, misalnya, semuanya akan terhenti hingga masalah tersebut diperbaiki.
Strategi manajemen API platform pusat kontak cloud berikut dapat membantu Anda menghindari masalah ini dan memastikan semuanya berjalan semulus mungkin.
Perkembangan
Sebelum melakukan hal lain, Anda harus menentukan ruang lingkup proyek Anda dan meminta tim pengembang untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.
Organisasi besar yang menyiapkan integrasi kompleks mungkin memerlukan banyak pengembang untuk mengerjakannya bersama-sama. Ini harus diperlakukan seperti yang lainnya proyek pengembangan perangkat lunak dijalankan oleh manajer proyek dengan perencanaan sprint dan lainnya manajemen proyek yang tangkas praktik.
Pengembang Anda mungkin perlu menggunakan dokumentasi yang disediakan oleh setiap perangkat lunak yang ingin Anda sambungkan.
Mereka biasanya memberikan panduan pengembang yang menjelaskan dengan tepat apa yang dapat Anda lakukan dengan API mereka dan bagaimana melakukannya. Mereka bahkan mungkin menyediakan kode contoh untuk tim Anda sebagai permulaan, ditambah sumber daya untuk berbagai bahasa pemrograman (JavaScript, Java, Python, PHP, C#, Ruby, dll.).
Vendor terbaik juga menyediakan SDK (software development kit) lengkap yang berisi lebih dari sekadar instruksi dasar. Ini termasuk kumpulan lengkap alat, perpustakaan, dan dokumentasi untuk menyederhanakan proses pengembangan. SDK pada akhirnya memudahkan tim Anda mengakses dan memanfaatkan API untuk fungsi spesifik apa pun yang Anda cari.
LIHAT: Lihat alat manajemen API terbaik untuk mengelola API dalam skala besar.
Pengujian
Selanjutnya, Anda perlu memastikan bahwa API berfungsi sebagaimana mestinya. Untuk melakukan ini, Anda akan menjalankan berbagai panggilan API untuk memverifikasi semuanya. Anda juga harus menguji skenario dan situasi yang lebih kompleks di mana API gagal memvalidasi bahwa API berfungsi.
Misalnya, Anda mungkin meminta agen menjawab panggilan dari CRM Anda, mengirim pesan teks, dan menyiapkan pengingat teks otomatis.
Anda juga dapat menguji alur kerja yang lebih rumit seperti eskalasi real-time ke manajer, transfer panggilan, penanganan kontak duplikat, layar muncul, dan banyak lagi.
Selain fungsionalitas, Anda juga perlu menguji kinerja. Pada tahap ini, Anda harus melakukan simulasi volume panggilan tinggi untuk memastikan pengaturan Anda dapat menangani lalu lintas puncak. Banyak API yang memiliki batasan per menit, per jam, atau simultan yang harus Anda patuhi — hal ini sering kali diabaikan dan dapat menimbulkan konsekuensi yang membuat frustrasi.
Jika ada sesuatu yang tidak berfungsi dengan baik atau tim Anda menemukan bug, bug tersebut harus diperbaiki sebelum Anda meluncurkan solusi baru ke seluruh tim Anda.
LIHAT: Pelajari tentang masalah API umum dan cara memperbaikinya.
Penyebaran
Jika semuanya baik-baik saja, Anda dapat meluncurkannya. Tergantung pada kerumitannya, proses ini dapat memakan waktu mulai dari beberapa menit hingga beberapa jam.
Meskipun menurut Anda penerapannya akan relatif cepat, saya sarankan melakukan ini saat sebagian besar tim Anda tidak menggunakan perangkat lunak mana pun. Jika Anda tidak dapat menghindarinya, cobalah memilih garis waktu yang secara historis bervolume rendah.
Anda dapat melihat kembali data historis untuk menentukan hari tertentu dalam seminggu dan waktu penggunaan terendah. Kemungkinan besar terjadi pada tengah malam, pada akhir pekan, atau pada hari libur.
Idealnya, masalah seharusnya diselesaikan selama tahap pengujian. Namun segala sesuatunya tidak selalu berjalan sesuai rencana. Berikan diri Anda banyak ruang gerak untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang muncul sebelum tim Anda mulai menggunakannya.
Pemantauan
Pemantauan API harus dilakukan 24/7 bila memungkinkan.
Pengembang dan agen jaminan kualitas dapat melakukan ini menggunakan alat pihak ketiga untuk mengumpulkan data dan menganalisis kinerja secara real-time. Ini dibuat untuk melacak metrik yang berbeda, seperti waktu respons API, tingkat kesalahan, ketersediaan, waktu henti, dan banyak lagi.
Anda juga dapat mengatur peringatan otomatis dan meminta tim atau pelanggan Anda untuk memberi tahu Anda segera setelah mereka melihat sesuatu yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
Peringatan otomatis dapat membantu Anda tetap terdepan dalam menghadapi potensi masalah sebelum masalah tersebut mulai mengganggu komunikasi, sehingga peringatan otomatis harus menjadi garis pertahanan pertama Anda.
Pembuatan versi
Penting untuk melacak dan mengelola perubahan pada API pusat kontak cloud Anda dari waktu ke waktu. Ada beberapa manfaat melakukan hal ini, namun yang paling umum untuk pusat kontak adalah kompatibilitas ke belakang.
Perangkat lunak berbasis cloud dapat diperbarui kapan saja, dan pembaruan ini dapat menyebabkan masalah besar pada API Anda.
Saat pembaruan terjadi, penting bagi API Anda untuk terus berfungsi sebaik mungkin hingga Anda dapat menyelesaikan masalah yang tidak terduga.
Pembuatan versi juga membantu tim pengembangan Anda mengerjakan fitur-fitur baru tanpa memengaruhi versi yang digunakan secara aktif oleh agen dan pelanggan Anda. Ini memungkinkan Anda menguji dan memastikan semuanya berfungsi tanpa berdampak pada orang lain.
Pengembang dapat merilis versi beta atau V1 sehingga tim Anda memiliki sesuatu untuk dikerjakan sementara mereka fokus untuk meluncurkan lebih banyak fitur dan menyusun solusi yang lebih tangguh.
Lihat panduan kami di membuat versi praktik terbaik untuk mempelajari lebih lanjut.